Het gaat om een gestructureerde elektronische factuur, die wordt opgemaakt, verzonden en ontvangen in een gestandaardiseerd elektronisch formaat dat een automatische verwerking door boekhoud- of beheersoftware mogelijk maakt, zonder menselijke tussenkomst.
Concreet betekent dit dat een onderneming geen facturen meer verstuurt of ontvangt in PDF- of papieren vorm, maar deze uitwisselt via een gecodeerde elektronische factuur, conform aan de erkende technische normen (met name het Peppol BIS-formaat, gebaseerd op de Europese norm EN 16931).
Dankzij dit gestructureerde formaat kunnen facturen rechtstreeks worden geïntegreerd in boekhoud- en beheersystemen, wat zorgt voor een snellere verwerking, minder fouten en betere traceerbaarheid.
Er is dus geen manuele invoer meer nodig: de factuur wordt volledig automatisch verwerkt, van verzending tot boekhoudkundige registratie.
Concreet betekent dit dat een onderneming geen facturen meer verstuurt of ontvangt in PDF- of papieren vorm, maar deze uitwisselt via een gecodeerde elektronische factuur, conform aan de erkende technische normen (met name het Peppol BIS-formaat, gebaseerd op de Europese norm EN 16931).
Vanaf 1 januari 2026 zullen alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht zijn om gestructureerde elektronische facturen uit te wisselen bij hun B2B-transacties binnen België.
Deze facturen worden rechtstreeks tussen de boekhoud- of facturatiesoftware van ondernemingen uitgewisseld, zonder gebruik van pdf- of papieren formaten.
De verplichting geldt voor elke onderneming met een actief btw-nummer, ook voor ondernemingen die onder het vrijstellingsstelsel voor kleine ondernemingen vallen (met een jaarlijkse omzet van hoogstens 25.000 euro).
1. Verplichting tot het verzenden van gestructureerde elektronische facturen
Het verzenden van gestructureerde elektronische facturen is niet verplicht voor:
failliete belastingplichtigen,
ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen uitvoeren volgens artikel 44 van het BTW-Wetboek,
belastingplichtigen niet in België gevestigd zonder vaste inrichting, ook als zij in België voor de BTW zijn geregistreerd,
forfaitaire belastingplichtigen (artikel 56 van het BTW-Wetboek – deze uitzondering vervalt uiterlijk op 1 januari 2028).
2. Verplichting tot het ontvangen van gestructureerde elektronische facturen
Het ontvangen van gestructureerde elektronische facturen is niet verplicht voor:
ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen uitvoeren (artikel 44 van het BTW-Wetboek),
belastingplichtigen niet in België gevestigd zonder vaste inrichting, ook als zij in België voor de BTW zijn geregistreerd.
3. Algemene uitzondering
Het verzenden of ontvangen van gestructureerde elektronische facturen is niet verplicht indien de transactie vrijgesteld is van BTW volgens artikel 44 van het BTW-Wetboek.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd Europees netwerk dat het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen tussen ondernemingen en overheden mogelijk maakt.
Om de overgang naar digitale facturatie te ondersteunen, heeft de federale overheid beslist om dit Europese netwerk als officiële infrastructuur te gebruiken.
Om toegang te krijgen tot het netwerk moet elke onderneming aangesloten zijn via een Peppol-toegangspunt (Access Point).
Een Peppol-toegangspunt is een organisatie of dienstverlener die fungeert als een digitale brug naar het internationale Peppol-netwerk.
Via dit toegangspunt kan een onderneming:
elektronische facturen verzenden naar klanten,
facturen ontvangen van leveranciers,
en sneller en foutloos elektronische gegevens uitwisselen.
Zonder verbinding met een Peppol-toegangspunt is het niet mogelijk om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen via het netwerk.
Er bestaan vandaag verschillende softwarepakketten en erkende dienstverleners die toegang tot het Peppol-netwerk aanbieden.
De Federale Overheidsdienst Financiën (FOD Financiën) stelt een officiële lijst van erkende toegangspunten ter beschikking : Link naar de lijst met PEPPOL-conforme software
De lijst geeft verschillende soorten software weer:
sommige software laat enkel het verzenden van elektronische facturen toe,
andere software maakt zowel verzenden als ontvangen van facturen mogelijk,
en sommige oplossingen kunnen facturen direct verwerken in het boekhoudsysteem van het bedrijf.
Deze lijst is uitsluitend bedoeld voor eindgebruikerssoftware en omvat niet de dienstverleners die integratieoplossingen aanbieden.
De recente geopolitieke spanningen leiden tot een aanzienlijke volatiliteit van de brandstofprijzen in België en internationaal. Deze situatie heeft een rechtstreekse impact op de kosten van ondernemingen waarvan de activiteiten sterk afhankelijk zijn van diesel.
