Élections Sociales

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Les élections sociales pour l'institution et le renouvellement des conseils d'entreprise et des comités pour la prévention et la protection au travail doivent être organisées tous le 4 ans.

Les prochaines élections sociales se dérouleront entre le 11 et le 24 mai 2020.

En bref

La procédure dure 150 jours avec deux dates clés :

Jour X = le jour de l'affichage de la date des élections dans l'entreprise ;
Jour Y = le jour du vote.

La procédure démarre 60 jours avant le jour X (X-60) et est divisée en trois parties :

La phase pré-électorale qui s'étend du jour X-60 au jour X ;
La phase électorale qui s'étend du jour X au jour Y (X+90) ;
Le jour des élections : Y.

Qui doit organiser des élections sociales ?

Les entreprises qui sont obligées de créer un conseil d'entreprise et/ou un comité pour la prévention et la protection au travail.

Un conseil d'entreprise doit être créé dans les entreprises occupant en moyenne au moins 100 travailleurs, un comité doit être créé dans les entreprises occupant en moyenne au moins 50 travailleurs.

La notion d'entreprise ou d'Unité Technique d'Exploitation (UTE)

La procédure démarre au niveau de l'unité technique d'exploitation (UTE). L'unité technique d'exploitation se définit à partir de critères économiques et sociaux. En cas de doute, ces derniers prévalent.

1) Dans la plupart des cas, l'UTE correspond à l'entité juridique (SA, SPRL, ...).

2) L'UTE peut ne pas correspondre à l'entité juridique. C'est le cas lorsqu'un siège d'exploitation se caractérise par une certaine autonomie économique (relative indépendance vis-à-vis de la direction) et par une certaine autonomie sociale (p.ex. autonomie au niveau de la gestion du personnel). Ces unités techniques d'exploitation séparées sont fusionnées dans la même unité juridique quand la limite de 50/100 employés n'est pas atteinte.

3) Il est d'autre part possible que plusieurs entités juridiques forment une unité technique d'exploitation. Cette présomption légale existe, si on peut prouver :

soit que ces entités juridiques font partie du même groupe économique ou sont administrées par la même personne ou par les personnes ayant un lien économique entre elle, soit que ces entités juridiques ont la même activité ou que leurs activités sont liées entre elles ;
et qu'il existe certains éléments indiquant une cohésion sociale entre ces entités juridiques, comme notamment une communauté humaine rassemblée dans les mêmes bâtiments ou des bâtiments proches, une gestion commune du personnel, une politique commune du personnel, un règlement de travail ou des conventions collectives de travail communes ou comportant des dispositions similaires.

Cette présomption légale peut être renversée par l'employeur.

Notion de travailleur

Le nombre de mandats dans le Conseil d'entreprise et dans le comité, le droit de vote, les candidatures, ne sont que quelques éléments de la procédure qui sont déterminés par la notion de travailleur et par le nombre d'employés.

La notion de travailleur englobe toute personne liée à l'entreprise par un contrat de travail ou d'apprentissage.

Sont à considérer comme tels : les ouvriers, les employés y compris les cadres et le personnel de direction ayant un contrat de travail.

Sont assimilés à des travailleurs de l'entreprise dans laquelle ils sont occupés :

les stagiaires ;
le travailleur placé en formation professionnelle dans l'entreprise par le FOREM, l'IBFFP ou le VDAB.

Ne sont pas considérés comme ''travailleur'' mais uniquement pour le calcul des seuils de 50 ou 100 travailleurs :

le travailleur lié par un contrat de remplacement ;
le travailleur qui remplace un travailleur en crédit-temps complet;
le travailleur intérimaire.

Remarque : les travailleurs intérimaires ne sont pas considérés comme «travailleurs» pour le calcul du seuil dans les agences d'intérim. Par contre ils seront pris en considération dans les entreprises utilisatrices pour autant qu'ils ne remplacent pas des travailleurs dont l'exécution du contrat de travail est suspendue.

Pour déterminer l'effectif du personnel, entrent en ligne de compte tous les travailleurs engagés dans les liens d'un contrat de travail, même s'ils sont absents par exemple pour cause de maladie ou d'accident.

La moyenne des travailleurs engagés se calcule :

en divisant par 365 le total des jours civils pendant lesquels chaque travailleur a été inscrit au registre du personnel, au cours d'une période de quatre trimestres qui précèdent le trimestre dans lequel se situe l'affichage de l'avis annonçant la date des élections;
lorsque l'horaire de travail effectif d'un travailleur occupé à temps partiel n'atteint pas les 3/4 de l'horaire d'un travailleur occupé à temps plein, le total des jours civils pendant lesquels il aura été inscrit dans le registre du personnel sera divisé par deux.

Il faut entendre par horaire de travail effectif non pas la durée du travail prévue dans le contrat, mais la durée du travail prestée habituellement par le travailleur.

En cas de transfert conventionnel d'une entreprise au cours de l'année pendant laquelle se déroulent les élections, pour le calcul du seuil de travailleurs, le comptage se fera sur base de la période après le transfert.

L'utilisateur de travailleurs intérimaires doit tenir une annexe au registre du personnel pendant le 4e trimestre de l'année au cours de laquelle les élections ont lieu. Dans cette annexe, il est attribué à chaque travailleur intérimaire un numéro suivant une numérotation continue et suivant la chronologique de sa mise à la disposition de l'utilisateur. L'annexe énonce pour chaque intérimaire :

le numéro d'inscription,
les nom et prénom,
la date du début de la mise à la disposition,
la date de la fin de la mise à la disposition,
l'entreprise de travail intérimaire qui l'occupe,
sa durée hebdomadaire de travail.

La moyenne des travailleurs intérimaires se calcule en divisant par 92 le total des jours civils pendant lesquels chaque intérimaire a été inscrit dans l'annexe au registre du personnel au cours du 4e trimestre de l'année au cours de laquelle les élections ont lieu.

Lorsque l'horaire de travail effectif de l'intérimaire n'atteint pas les trois quart de l'horaire qui serait le sien s'il était occupé à temps plein, le total des jours civils pendant lesquels il aura été inscrit dans l'annexe au registre du personnel sera divisé par deux.

Calendrier des élections

Les élections sociales suivent un strict calendrier qui est lié à deux éléments clé : jour Y, c.-à-d. le jour du vote et jour X, c.-à-d. le jour de l'affichage de la date des élections dans l'entreprise.

Certaines formalités doivent être accomplies au cours des périodes qui précèdent ou suivent ces jours. Pour le calcul de ces périodes, il faut toujours compter en jours calendrier et non en jours ouvrables. Les jours X et Y délimitent les différentes étapes à parcourir au cours de la procédure électorale. Ce sont :

1. avant le jour X : la préparation de la procédure ;

2. le jour X : l'affichage de la date des élections ;

3. du jour X au jour Y : la procédure proprement dite ;

4. le jour Y : les élections ;

5. après le jour Y : la possibilité de recours et première convocation du conseil d'entreprise et/ou du comité.

La procédure électorale a une durée de 150 jours. La chronologie doit strictement être respectée. Le non respect des périodes et dates prescrites peut, par la suite, entraîner la nullité des élections. Tout gravite autour du jour des élections, le jour Y. Dès que cette date est fixée, on peut en déduire toutes les autres.

Vous pouvez générer un calendrier électoral personnalisé en fonction de la date que vous avez choisi pour les élections sur le site du group S.

Avant le jour X : la procédure préélectorale

X - 60 : les premières informations écrites

Au plus tard le 60e jour précédant celui de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, l'employeur informe par écrit la délégation syndicale sur la ou sur la nature, les domaines et le degré d'autonomie ou de dépendance des entités juridiques vis-à-vis de l'unité technique d'exploitation; ou les unités techniques d'exploitation. Lorsqu'un organe a déjà été institué, l'information est donnée au conseil d'entreprise ou au comité.

Dans ce cas-là, elle ne porte que sur les modifications intervenues dans la structure de l'entreprise et sur les nouveaux critères d'autonomie ou de dépendance du siège vis-à-vis de l'entité juridique ou des entités juridiques vis-à-vis de l'unité technique d'exploitation.

L'employeur communique également le nombre de membres du personnel par catégorie (ouvriers, employés y compris le personnel de direction et les cadres, les jeunes travailleurs) qui sont en service dans l'entreprise à ce moment-là.

Il les informe également des fonctions du personnel de direction et leur transmet la liste des personnes exerçant ces fonctions. Cela doit aussi être fait pour les cadres. Les prescriptions concernant les cadres ne sont cependant pas d'application dans les entreprises comptant moins de 100 travailleurs ou dans les entreprises qui, le jour de la communication de l'information, comptent moins de 30 employés.

L'employeur communique également la date du jour X ainsi que la date prévue du jour Y.

Une copie de cette information écrite doit être envoyée au siège des organisations représentatives des travailleurs.

De X- 60 à X - 35 : consultations

Entre le 60e jour et le 35e jour précédant celui de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, l'employeur consulte le conseil d'entreprise, le comité ou à défaut, la délégation syndicale sur le nombre d'unités techniques d'exploitation ou d'entités juridiques pour lesquelles des organes doivent être institués. Il les consulte également sur les fonctions du personnel de direction et des cadres et sur les listes de ces catégories du personnel communiquées antérieurement.

Les prescriptions concernant les cadres ne sont cependant pas d'application dans les entreprises comptant moins de 100 travailleurs ou dans les entreprises comptant moins de 30 employés le jour de la communication des informations.

X- 35 : communications écrites des décisions

Au plus tard le 35e jour précédant celui de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, l'employeur communique par écrit au conseil d'entreprise, au comité et, à défaut, à la délégation syndicale ses décisions concernant les unités techniques d'exploitation ou les entités juridiques pour lesquelles des organes doivent être institués, avec leur description. Il communique également ses décisions concernant les fonctions du personnel de direction et des cadres et concernant la liste des personnes assurant ces fonctions. Comme déjà annoncé, les dispositions concernant les cadres ne sont pas valables pour les entreprises occupant moins de 100 travailleurs ou plus de 100 travailleurs, mais moins de 30 employés.

De X - 35 à X - 28 : recours

Un recours peut être introduit auprès du tribunal du travail par les travailleurs intéressés ou par les organisations représentatives des travailleurs contre les décisions de l'employeur.

De X - 28 à X - 5 : jugement du tribunal du travail

Le tribunal du travail saisi statue dans les 23 jours qui suivent le jour de la réception du recours. Ce jugement n'est susceptible ni d'appel ni d'opposition.

Attention ! A partir du jour X -30 les candidats délégués du personnel jouissent une protection contre le licenciement.

Jour X : affichage de l'avis annoncant la date des élections

La date des élections doit se situer le 90ème jour après le jour X. L'avis annonçant la date des élections contient les informations suivantes :

la date et l'horaire des élections ;
l'adresse et la dénomination de l'unité ou des unités techniques d'exploitation ;
le nombre de mandats par conseil d'entreprise ou comité et par catégorie ;
les listes électorales provisoires ou les endroits où elles peuvent être consultées ;
la liste des membres du personnel de direction avec mention de la dénomination et du contenu des fonctions ou les endroits où elle peut être consultée ;
la liste des cadres, si nécessaire ;
les dates qui résultent de la procédure électorale ;
la personne ou le service chargé par l'employeur d'envoyer ou de distribuer les convocations électorales.

Cet avis reste affiché ou reste à la disposition par voie électronique jusqu'au 15ème jour qui suit celui du vote. Au-delà et jusqu'au quatre-vingt-quatrième jour suivant l'affichage du résultat du vote, ces avis doivent être mis à la disposition des travailleurs sur simple demande de leur part. Une copie de cet avis est envoyée à l'inspection des lois sociales et aux organisations représentatives des travailleurs.

X + 7 : réclamations

Au plus tard le 7e jour à dater du jour de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, les travailleurs ainsi que les organisations représentatives des travailleurs peuvent introduire auprès du conseil d'entreprise, du comité ou, à défaut, auprès de l'employeur, une réclamation en ce qui concerne les informations données au moment de l'affichage. Les listes électorales, la liste du personnel de direction et la liste des cadres et le nombre de mandats par organe et par catégorie sont définitifs à l'échéance du délai de réclamation, si aucune réclamation n'a été introduite.

De X + 7 à X + 14 :

Décisions sur les réclamations et affichage éventuel d'un avis rectificatif.

De X + 14 à X + 21 : recours

Dans les sept jours suivant l'échéance du délai dans lequel l'organe doit se prononcer sur les réclamations, les travailleurs intéressés ou les organisations représentatives des travailleurs peuvent introduire un recours auprès du tribunal du travail contre la décision ou l'absence de décision. A l'échéance du délai, les listes électorales, les listes du personnel de direction et la liste des cadres et le nombre de mandats par organe et par catégorie sont définitifs, si aucun recours n'a été introduit.

X + 28 : décision du tribunal du travail

Le tribunal du travail est obligé de statuer dans les sept 7 jours qui suivent le jour de la réception du recours. Ces recours ne sont susceptibles ni d'appel ni d'opposition. Les listes électorales, la liste du personnel de direction et la liste des cadres et le nombre de mandats par organe et par catégorie sont définitifs au moment du jugement du tribunal du travail.

X + 35 : introduction des listes de candidats

Au plus tard le 35ème jour, à dater de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, les organisations représentatives des travailleurs ou leur mandataires peuvent présenter les listes des candidats à l'employeur.

De X + 35 à X + 40 :

Attribution des numéros de liste et affichage des listes de candidats.

Attention ! La liste des candidats peut être communiqué électroniquement pour autant que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail.

X + 47 : réclamation possible contre les listes de candidats

Pendant une période de sept jours après l'affichage des listes, les travailleurs figurant sur les listes électorales ainsi que les organisations représentatives des travailleurs peuvent introduire une plainte auprès de l'employeur concernant la liste des candidats. Les employés qui souhaitent retirer leur candidature doivent le communiquer à l'employeur dans le même délai.

X + 48 : introduction des réclamations par l'employeur à l'organisation intéressée

Le lendemain, l'employeur transmet la réclamation ou du retrait à l'organisation qui a présenté les candidats.

X + 54 : modification éventuelle de la liste des candidats

Cette organisation dispose de six jours pour modifier la liste des candidats présentés, si elle l'estime nécessaire.

X + 56 : affichage de la liste modifiée des candidats

De X + 47 à X + 61 :

Période de recours contre les listes de candidats auprès du tribunal du travail :

De X + 47 à X + 52 : recours de l'employeur (pas de réclamation) ;
De X + 56 à X + 61 : recours par les travailleurs concernés, les représentants des organisations des travailleurs, les organisations de cadres ou l'employeur (après réclamation).

Le tribunal du travail statue dans les 14 jours qui suivent le jour de la réception du recours. Ces recours ne sont susceptibles ni d'appel ni d'opposition.

X + 76 : date limite pour le remplacement d'un candidat

X + 77 : clôture des listes de candidats et confection des bulletins de vote

X + 80 : convocation des électeurs

Attention ! Le jour X-60, X-35 ou X, l'employeur doit dans tous les cas, communiquer ces informations sur un document conforme au modèle disponible sur le site internet du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale.

L'employeur peut alors télécharger ce document dûment complété via la page documents de l'application internet spécialement prévue à cet effet sur le site internet du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ou il peut directement envoyer ce document aux sièges des organisations représentatives des travailleurs ou des organisations représentatives des cadres.

Le formulaire standard et l'application internet sont disponibles à l'adresse suivante :

L'affichage peut être remplacé par une version électronique du document, pour autant que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail.

Jour Y : le jour du vote (= X + 90)

Y + 1 : clôture des opérations électorales

Y + 2 : affichage des résultats

Y + 15 : dernier jour pour recours auprès du tribunal du travail

Y + 69 : décision du tribunal du travail

Y + 84 : dernier jour pour recours auprès de la cour du travail

Y + 86 : enlèvement des avis affichés

Attention ! Seul l'affichage du résultat du vote doit rester affiché jusqu'au 84e jour après le résultat du vote. Les formulaires mentionnés ci-dessous restent affichés jusqu'au quinzième jour qui suit l'affichage du résultat du vote (Y + 17) :

la date des élections, affichée au jour X;
le calendrier des élections affiché au jour X;
les listes électorales affichées au jour X;
les listes de candidats affichées au jour X + 40;
la composition et la répartition des bureaux de vote affichées au jour X + 60;
la remise des convocations électorales au jour X + 80.

Y + 144 : décision de la Cour du travail

Qui peut voter ?

Tous les travailleurs de l'entreprise liés par un contrat de travail ou d'apprentissage, y compris les stagiaires et les travailleurs placés en formation professionnelle dans l'entreprise par le FOREM, l'IBFFP ou le VDAB, les travailleurs appartenant au personnel de direction non inclus.

Ils doivent remplir les conditions suivantes :

être Belge ou ressortissant d'un État membre de l'Union Européenne, soit être étranger non ressortissant d'un État membre de l'Union, mais être occupé en conformité avec les dispositions de la législation concernant l'emploi de la main-d'œuvre étrangère ;
être occupé depuis trois mois dans l'entité juridique ou dans l'unité technique d'exploitation composée de plusieurs entités juridiques

Les électeurs sont inscrits sur des listes distinctes, selon qu'ils sont à considérer comme ouvriers ou comme employés. Si l'entreprise occupe au moins 15 cadres, les employés et les cadres sont, pour l'élection du conseil d'entreprise, inscrits sur une liste électorale distincte. Si l'entreprise compte au moins 25 jeunes travailleurs de moins de 25 ans au jour de l'élection, ces jeunes travailleurs sont inscrits sur une liste électorale distincte. La qualité d'électeur est constatée par l'inscription sur les listes électorales.

Qui peut être candidat ?

Pour être éligibles comme délégués du personnel, les travailleurs doivent remplir les conditions suivantes :

être âgés de 18 ans au moins ;
être sous contrat de travail ou d'apprentissage ou être considérés comme travailleurs assimilés
ne pas faire partie du personnel de direction ;
soit être occupés depuis six mois au moins dans l'entité juridique dont relève l'entreprise ou dans l'unité technique d'exploitation que forment plusieurs entités juridiques ; soit avoir été occupés en total durant au moins 9 mois pendant plusieurs périodes dans l'entité juridique dont relève l'entreprise ou dans l'unité technique d'exploitation
ne pas avoir atteint l'âge de 65 ans.

Les conditions d'éligibilité doivent être remplies à la date des élections.

Attention ! Les conseillers en prévention et les personnes de confiance dans l'entreprise ne peuvent pas siéger comme représentant des travailleurs ou employeurs dans le CPST comme dans le conseil d'entreprise.

Composition du Conseil et du Comité

La délégation du personnel dans le conseil d'entreprise et dans le comité est composé de :

4 membres effectifs, si l'entreprise compte moins de 101 travailleurs ;
6 membres effectifs, si l'entreprise compte de 101 à 500 travailleurs.

Le nombre de travailleurs est le nombre à la date de l'affichage de la date électorale. La délégation est composée de membres suppléants dont le nombre est égal au nombre de membres effectifs.

Vote électronique

Il peut être procédé à un vote électronique à condition que le système informatique utilisé répond aux conditions spécifiques (entre autres pour la fiabilité, la sécurité et garantie d'un scrutin secret).

Sanctions

Est puni d'une sanction de niveau 3 (une amende pénale ou une amende administrative, par employé concerné) l'employeur, (son préposé ou mandataire) qui, en contravention à la loi du 20 septembre 1948 portant l'organisation de l'économie, n'institue pas un conseil d'entreprise dans son entreprise.

Est puni de la même sanction, l'employeur, (son préposé ou mandataire) qui, en contravention à la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail, n'institue pas de comité pour la prévention et la protection au travail dans son entreprise.

A partir du 1er janvier 2017 le législateur a augmenté les décimes additionnels. Les amendes administratives ainsi que les amendes pénales doivent être multipliées par un coefficient 8 (au lieu de 6). Dans le Code pénal social les infractions sont divisées en quatre catégories. Les quatre catégories d'amendes, les décimes additionnels inclus, sont :

Niveau 1

amende administrative de 80 à 800 EUR.

Niveau 2

amende pénale de 400 à 4.000 EUR ou ;
amende administrative de 200 à 2.000 EUR.

Niveau 3

amende pénale de 800 à 8.000 EUR ou ;
amende administrative de 400 à 4.000 EUR.

Niveau 4

emprisonnement de 6 mois à 3 ans ;
amende pénale de 4.800 à 48.000 EUR ou ;
amende administrative de 2.400 à 24.000 EUR.

Législation pertinente